Property Standards 101

What happens when a resident calls the city to report a property standards issue? My office got in touch with a property standards officer with the goal of sharing with you the step by step internal process for most property standards calls.

  1. Property standards issue is observed then reported by a resident by calling 311
  2. A By-law property standards officer is assigned to the case and dispatched by 311 staff to inspect the property.  The officer determines whether or not there is a violation of property maintenance or property standards. If there is no violation, the case is closed. If there is a violation;
  3. The owner of the property is contacted via registered mail with a notice of violation letter stating the issue, corrective measures to be taken and a date by which the property must be compliant.
  4. The officer re-inspects the property for compliance once the correction date passes. If the property is compliant, the case is closed. If the property is still in violation of the letter;
  5. The officer hires a contractor to complete the work required for the property to become compliant.
  6. The compliance work completed by contractor gets billed as a lien through property taxes and the case is closed.

By-law is a community driven program. Staff relies on community observations and reports to investigate complaints. Staff rely on residents calling 311 to report issues in order for them to find solutions.

Once a complaint is registered through 311, a violation is logged into a property's history. It is important to note that once the property is compliant, a case is closed. To ensure that repeat offenders are identified in the City’s tracking system, residents should report any future non-compliance as a new report.

Repeat offenders are flagged within this system and allow officers to enact stronger enforcement actions.


 

Normes d’entretien des biens 101

Que se passe-t-il lorsqu’un résident appelle la Ville pour signaler un problème relatif aux normes d’entretien des biens? Mon bureau a communiqué avec un agent des normes d’entretien des biens afin de vous informer du processus interne, étape par étape, qui est applicable à la plupart des appels de ce type. 

  1. Un résident relève un problème relatif aux normes d’entretien des biens et le signale ensuite en appelant le 311.
  2. Un agent d’application du Règlement sur les normes d’entretien des biens est affecté au cas et envoyé sur place par le personnel du 311 pour inspecter le bien. L’agent détermine s’il y a une infraction ou non des normes d’entretien ou des normes des biens-fonds. S’il n’y a pas d’infraction, l’affaire est close. S’il y a une infraction, passer au point suivant.
  3. Le propriétaire du bien-fonds recevra un avis d’infraction par courrier recommandé qui décrit le problème, recommande des mesures à prendre et fixe une date limite pour que le bien-fonds soit conforme.
  4. Une fois la date limite passée, l’agent refait l’inspection du bien-fonds pour en vérifier la conformité. Si le bien-fonds est conforme, l’affaire est close. Si le bien-fonds est toujours en infraction, passer au point suivant.
  5. L’agent embauche un entrepreneur qui fera les travaux nécessaires pour que le bien-fonds soit conforme.
  6. Les travaux réalisés par l’entrepreneur sont comptabilisés en tant que prêt et ajoutés à la facture d’impôts fonciers, puis l’affaire est close.

Le règlement est un programme communautaire. Le personnel s’appuie sur les observations et les signalements reçus de la collectivité pour faire ses enquêtes. Le personnel se base sur les problèmes signalés au 311 pour trouver des solutions.

Une fois qu’une plainte est enregistrée par le service du 311, une infraction est inscrite dans l’historique de ce bien-fonds. Il est important de noter que l’affaire est close dès que le bien-fonds devient conforme. Cependant, afin que les récidivistes soient identifiés dans le système de suivi de la Ville, les résidents devraient faire un nouveau signalement chaque fois qu’il y a un cas de non-conformité.

Les récidivistes sont identifiés dans le système, ce qui permet aux agents de prendre des mesures d’application plus strictes. 

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